Na área de RH, o primeiro passo para reduzir custos (meta mais recorrente no planejamento corporativo em todos os anos, sem correr riscos de comprometer a qualidade ou o desempenho da empresa, é investir na tecnologia de digitalização para tornar eletrônico o armazenamento e gerenciamento de documentos. Inclusive, a digitalização é uma importante forma das empresas atenderem demandas da Transformação Digital – constantemente apontada entre as principais tendências de tecnologia.
Antes que se imagine que a digitalização vai substituir definitivamente o processo tradicional de armazenamento físico, vale destacar que isso não é possível porque algumas empresas ainda têm a obrigatoriedade por lei de preservação dos documentos originais, em papel. Há casos em que o período obrigatório chega a 30 anos. Por esse motivo, a digitalização deve ser adotada com papel “colaborativo”, sendo aplicada tanto aos “novos documentos” como aos documentos já existentes em papel que podem (e devem) ser transformados em eletrônicos.
